Al meer dan honderd jaar draait bij The Swaen alles om vakmanschap. Wat in 1906 begon als lokale brouwerij De Zwaan in Kloosterzande, is uitgegroeid tot een internationale moutmakerij. Met meer dan vijftig moutsoorten bedient The Swaen brouwers, distilleerders, distributeurs en voedselproducenten in ruim zestig landen, goed voor zo'n 40.000 ton basismout en 10.000 ton geroosterd en gekarameliseerd mout per jaar. Met haar Probat-trommelrooster heeft de mouterij zich de afgelopen decennia ontwikkeld tot een van de toonaangevende speciaal-mouterijen. “Making malt a craft” is de lijn waarlangs het bedrijf naar zijn 120-jarig jubileum in 2026 toewerkt: traditie vasthouden, processen klaarstomen voor groei.
De uitdaging
The Swaen groeide de afgelopen decennia van een bulkmouterij naar een belangrijke internationale speler in speciaal mout voor de craft bier markt. Elke uitbreiding kreeg zijn eigen systeem, tot er verschillende, los van elkaar staande systemen naast elkaar bestonden: één voor de boekhouding, één voor productie en bulkvoorraad, en weer een ander voor de aansturing van het magazijn met zakgoed. Voor een moutmakerij met complexe productie, internationale distributie en een groeiend aantal ketenpartners bleef daardoor een deel van de operatie buiten beeld: voorraad, productie en documentbeheer draaiden grotendeels los van elkaar.
Om te achterhalen wat er nodig was om een order te leveren, hoe voorraad zich door het proces bewoog en op welke locatie die precies lag, of waar een partij mout vandaan kwam, moest iemand in meerdere systemen tegelijk zoeken. Datzelfde gold voor de voorraad hulpmaterialen zoals verpakkingen, voor rapportages, en voor inzicht in marges: ook dat was niet snel en gemakkelijk boven tafel te krijgen.
Voor een bedrijf dat op kwaliteit en traceerbaarheid wordt afgerekend, werd dat knelpunt met elke nieuwe klant en elk nieuw land groter.
We wilden een systeem dat met ons meegroeit, niet een lappendeken die we bleven repareren. Business Central geeft ons nu één plek waar verkoop, productie en logistiek samenkomen, en dat is precies wat nodig was om als moutmakerij verder te kunnen groeien.
Sven van Rooijen
Commercial Director bij The Swaen
De oplossing
Samen met The Swaen koos BriteBlue ervoor om niet te blijven pleisteren, maar de kern te vernieuwen. Microsoft Dynamics 365 Business Central werd het centrale systeem waarin verkoop, inkoop, productie en documentbeheer samenkomen, aangevuld met de krachtige functionaliteiten van BriteBlue's brancheoplossing Wholesale365. Wat er nodig is voor een order, hoe voorraad door het proces beweegt en op welke locatie die ligt, waar een partij mout vandaan komt, hoeveel verpakkingsmateriaal er nog is: het is nu allemaal in één oogopslag zichtbaar. Ook rapportages en inzicht in marges komen nu rechtstreeks uit het systeem. Geen apart eiland meer voor financiën en een ander voor de werkvloer, maar één ERP-omgeving van grondstof tot verscheept product.
Het key-user team van The Swaen trok intensief op met de consultant van BriteBlue: niet als opdrachtgever die afwacht tot het systeem klaar is, maar als team dat meedacht, meebouwde en meeleerde. De inzet was helder: zo veel mogelijk zelf kunnen, zodat The Swaen na oplevering het beheer van Business Central grotendeels in eigen hand heeft.
We hebben er bewust voor gekozen om zelf mee te bouwen in plaats van af te wachten tot het systeem klaar was. Dat kostte tijd, maar het betekent dat we Business Central nu grotendeels zelf kunnen beheren, en dat was precies het doel.
Wiebke de Groen
CEO bij The Swaen
Gebouwde onderdelen
Geïntegreerde processen tussen verkoop, inkoop en productie, zodat direct zichtbaar is wat beschikbaar is en waar het vandaan komt. Voorraad is traceerbaar door de hele keten. Essentieel waar kwaliteit en herkomst ertoe doen.
Container Management via Wholesale365, waarmee de lading per uitgaande container nauwkeurig wordt vastgelegd en documentatie veel minder tijd kost. Belangrijk voor een moutmakerij die wereldwijd verscheept.
Een koppeling met de ORO-webshop, die voorraad, klanten en artikelen naar de webshop exporteert en binnenkomende orders automatisch terugzet in Business Central.
Een scanoplossing in het externe (3PL) magazijn, zodat The Swaen pick-pack-ship vanuit het eigen systeem aanstuurt, ook als de fysieke opslag elders plaatsvindt.
Documentbeheer via SharePoint-integratie, zodat documenten gestructureerd en vindbaar worden opgeslagen in plaats van verspreid over mappen en mailboxen.
Automatische verwerking van inkoopfacturen met Continia Document Capture, waardoor facturen sneller en met minder handwerk hun weg vinden.
Resultaten
Eén ERP-omgeving die inkoop, productie, logistiek en documentbeheer verbindt
Traceerbare voorraad van grondstof tot container
Directe aansturing van het externe magazijn vanuit Business Central
Automatische gegevensuitwisseling tussen webshop en kernadministratie
Minder handwerk bij inkoopfacturen en documentbeheer
Direct inzicht in kosten, marges en rapportages
Een systeem dat The Swaen grotendeels zelf kan beheren
DREAM. BUILD. IMPROVE.
Wij optimaliseren processen en realiseren dromen met innovatieve ERP, CRM en BI-oplossingen.
Wij optimaliseren processen en realiseren dromen met innovatieve ERP, CRM en BI-oplossingen.
